Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der VKG als Anlage zur Satzung

(wir nutzen nachfolgend aus vereinfachungsgründen eine männliche Ansprache (z.B.: „Er hat das Recht“, gemeint ist jedoch sowohl eine männliche als eine weibliche Ansprache sowie die Ansprache des Dritten Geschlechtes)

Die VKG nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir im Rahmen einer Mitgliedschaft welche Daten speichern und wie wir diese verwenden.

Als Mitglied der VKG haben Sie uns mit Ihrer Anmeldung gewisse, auf Ihre Person bezogene Daten zur Verfügung gestellt. Auch haben Sie möglicherweise Daten ihrer Kinder dem Verein zur Verfügung gestellt.  Als Verein unterliegen wir den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den ergänzenden Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu). Um sicherzustellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden, haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen. Nachfolgend erläutern wir, wie sich die Datenverarbeitung im Verein darstellt.

Umfang der verarbeiteten Daten

Folgende Informationen aus Ihrer Anmeldung in der VKG haben wir in unserer Vereinssoftware über Sie gespeichert, sofern Sie uns freiwillig diese vollständig zur Verfügung gestellt haben:

  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtsdatum
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl und Wohnort
  • Status Ihrer Mitgliedschaft (Einzel- oder Familienmitgliedschaft)
  • Datum ihres Eintritts in den Verein
  • IBAN (Kontonummer) inkl. BIC (internationale Bankleitzahl)
  • Kontoinhaber
  • Email Adresse
  • Telefonnummer(n)

Folgende Daten können wir im Zuge ihrer Mitgliedschaft zudem speichern

  • Kleidungs-/Konfektions-, Schuh- und Hutgrößen

Wir gehen davon aus, dass die voran genannten Informationen alle im Zuge einer Mitgliedschaft notwendig sein können. Wir speichern wissentlich keine Daten, die wir nicht benötigen.

Einsatz der Daten

Wir nutzen diese Daten im Wesentlichen im Rahmen unserer elektronischen Mitgliederverwaltung, sowie zur Mitgliederkommunikation zu folgenden Zwecken:

  • Einladungen zu Veranstaltungen, Ehrungen (per Brief oder E-Mail)
  • Information über Vereinsaktivitäten (per Brief oder E-Mail)
  • Einzug des Mitgliedbeitrages (inkl. Datenübertragung an unsere Hausbank)
  • Glückwunschschreiben zu Jubiläen

 

Datenübermittlungen

Wir übermitteln grundsätzlich keine Daten unserer Mitglieder an Dritte. Ausnahmen :

  • Abwicklung von Versicherungsfällen – Im Rahmen der Abwicklung von Versicherungsfällen melden wir auf Anfrage der Versicherung fallbezogene Daten.
  • Kontodaten im Zuge der Durchführung elektronischen Zahlungsverkehrs (z.B. zum Zwecke des Einzugs von Mitgliedsbeiträgen) an unsere Hausbank.
  • Beantragung von Ehrungen
  • Vereinskleidung und Kostümbestellungen (z.B. Name eines 11erratsmitgliedes auf Vereinspullover, Zuordnung eines Kostüms zu Mitglied einer Garde durch individuelle Beschriftung).

Umgang mit Daten von Kindern

Die VKG als Verein mit einem Schwerpunkt auf Kinder- und Jugendarbeit verarbeitet auch Daten von Kindern und Jugendlichen, die unter einem besonderen Schutz des Datenschutzrechtes stehen. Wie in unserem gesamten Umgang mit Daten, lassen wir hier größtmögliche Sorgfalt walten. So wenden wir uns in offizieller Vereins-Kommunikation ausschließlich an volljährige Mitglieder. Unerlässlich kann es aber sein, dass insbesondere in der Ausstattung der Garden es zu einer Datenerfassung kommen kann (z.B. Kleidungsgrößen). Diese Daten werden nur von definierten Personen vorgenommen und nicht öffentlich zugänglich gemacht.

Löschung von Daten

Inhaber von Daten der Mitglieder des Vereins, im Wesentlichen der mit der Mitgliederverwaltung betraute Kassierer, ist angewiesen diese Daten zu löschen, so bald keinerlei Rechtsgrund zur Aufbewahrung mehr besteht. Scheiden Mitglieder aus dem Verein aus, wird der Datensatz des Mitglieds aus der Vereinssoftware gelöscht.

Datenhaltung

Mitgliederdaten des Vereins werden im größeren Umfang ausschließlich im Vorstand des Vereis, insbesondere in der Mitgliederverwaltung, verarbeitet. Hierzu kommen die privaten Rechner der Vorstandsmitglieder zum Einsatz. Die Vorstandsmitglieder des Vereins sind sensibilisiert, was den Umgang mit personenbezogenen Daten einerseits und Grundzüge der IT-Sicherheit betrifft.

Verarbeitung von Bilddaten

Der Verein beauftragt im Rahmen eigener Veranstaltungen einen Fotografen, Bilder von diesen Veranstaltungen zu machen. Diese Bilder werden sowohl auf dem Social Media Kanal als auch für die Publikation „Posaune“ genutzt. Die Auswahl der Bilder, die veröffentlicht werden, obliegt dem Vorstand des Vereins und erfolgt nach sorgfältiger Auswahl. Wenn ein Besucher einer VKG-Veranstaltung nicht wünscht, fotografiert zu werden oder dieses Recht für eine(n) Schutzbefohlene(n) wahrnehmen möchte, kann er jederzeit den Verein zur Löschung der Fotografien auffordern. Ansprechpartner ist der Vorstand der VKG.

Einsatz von Homepage,  Sozialen Medien und gedruckte Publikationen

Der Verein stellt sich und sein Tun im Internet dar und nutzt soziale Medien zur Kommunikation und ist 1x jährlich Herausgeber der „Posaune“. Wie wir diesbezüglich personenbezogene Daten einsetzen, erläutern wir nachfolgend:

 

Homepage

Der Verein nutzt eine Homepage (www.schurri.de), die weltweit aus dem Internet abrufbar ist. Auf dieser Seite veröffentlich der Verein grds. nur nicht-personenbezogene Daten. Einzige personenbezogene Daten die Namen der Ansprechpartner der Garden sowie die Namen der Ansprechpartner im Vorstand und 11errates des Vereins. Personenbezogene Daten weiterer Mitglieder werden auf der Seite nicht veröffentlicht. Darüber hinaus stellt der Verein Fotos von Veranstaltungen auf dieser Seite zur Verfügung.

Wir haben jederzeit die Möglichkeit, Informationen der Seite zu verändern. Sollten Sie Daten über sich, wozu auch Fotoaufnahmen gehören, auf dieser Seite finden und deren Löschung wünschen, wenden Sie sich bitte unter Nennung der Unterseite und der Fotonummer an:

Christian Diste, Berliner Straße 30, 34471 Volkmarsen
Email: info[at]schurri.de

Wir werden sodann die Daten umgehend löschen.

Facebook

Der Verein unterhält ein eigenes Profil bei dem Social Media Anbieter Facebook.

Mit unseren Social Media Aktivitäten veröffentlichen wir neben Informationen zu Vereinsaktivitäten auch Fotos von Veranstaltungen und Aktivitäten. Wir nutzen in eigenen redaktionellen Beiträgen in der Regel gar keine, sicherlich aber niemals Namen von Vereinsmitgliedern, die nicht selber auf Facebook Mitglied sind. Wir gehen davon aus, dass Vereinsmitglieder, die Mitglied auf Facebook sind, sich möglicher Risiken der Facebook-Mitgliedschaft bewusst sind. Ansprechpartner zum Thema Datenschutz bei Facebook ist: Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Wir haben zwar jederzeit die Möglichkeit, Informationen, die wir auf Facebook gestellt haben zu verändern oder zu löschen. Wir haben jedoch nur begrenzten Einfluss darauf, wie Facebook mit erfassten Informationen umgeht. Die Datenschutzerklärung von Facebook finden Sie hier https://de-de.facebook.com/policy.php

Unsere Profile bei Facebook ist öffentlich zugänglich und könnte weltweit von jedem Facebook-Mitglied eingesehen werden. Sollten Sie auf unserem Profil Daten über sich, wozu auch Fotoaufnahmen gehören, finden und deren Löschung wünschen, wenden Sie sich bitte unter Nennung des Beitrags und des Fotonummer an:

Christian Diste, Berliner Straße 30, 34471 Volkmarsen
Email: info[at]schurri.de

Wir werden sodann die Daten umgehend löschen.

 Messenger Dienste

Mitglieder des Vereins nutzen zum Zwecke der Organisation von Vereinsaktivitäten den Messenger-Dienst WhatsApp, so sie diese App auf Ihrem Smartphone installiert haben. Im Fokus der Nutzung steht hierbei insbesondere die Trainings- und Veranstaltungsorganisation der Garden und des 11errates / Vorstandes der VKG. Hierbei werden in der Regel seitens der Nutzer keine anderen Daten als der auf WhatsApp genutzte Name, die Telefonnummer und das Profilbild übertragen. Seitens des Vorstandes werden keine darüberhinausgehenden personenbezogenen Daten unserer Mitglieder mit WhatsApp übertragen. Eine Nutzung des Dienstes durch die Vereinsmitglieder ist durch den Verein nicht vorgeschrieben, alternative Informationswege stehen jedem Mitglied offen.

Wir gehen davon aus, dass Vereinsmitglieder, die selber Nutzer von WhatsApp sind, sich möglicher Risiken dieser Nutzung bewusst sind (es könne Server außerhalb des Rechtsraumes der Europäischen Union genutzt werden). Die Firma Whatsapp untersagt die Nutzung des Dienstes Personen, die das 16. Lebensjahr noch nicht beendet haben. Die VKG kontrolliert nicht, in wie fern Erziehungsberechtigte ihren Kindern, die jünger als 16 Jahre alt sind, die Nutzung des Dienstes erlaubt haben.

Whatsapp ist ein Dienst, der zu Facebook gehört und seinen Sitz in den USA hat. Die Datenschutzerklärung von WhatsApp finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/?lang=de

Email

Mitglieder des Vereins tauschen sich anlassbezogen mittels Email aus. Im Namen des Vereins geschieht dies vor allem im Rahmen der Vorstandsarbeit des Vereins, in der auch personenbezogene Daten ausgetauscht werden können. Darüber hinaus versendet der Verein unregelmäßig Newsletter an Mitglieder des Vereins, deren Email Adresse dem Verein bekannt sind. Eine diesbezügliche explizite schriftliche Zustimmung hierzu hat der Verein in der Vergangenheit nicht eingeholt. Da die Inhalte der Newsletter aber Informationen erhalten, die den Empfängern die Wahrung ihres Rechts als Mitglieder häufig erst ermöglichen, geht der Verein beim Versand von einem „berechtigten Interesse“ als Datenverarbeiter aus. Darüber hinaus hat das Mitglied jederzeit die Möglichkeit den zukünftigen Erhalt des Newsletters zu  beenden und die Löschung der Email Adresse beim Verein zu fordern.  Hierzu kann er sich per Email an info[at]schurri.de wenden.

Wir setzen aktuell keine Email Verschlüsselung ein, da diese nicht weit verbreitet ist. Uns ist bewusst, dass der Versand von Emails ohne Verschlüsselung dem Risiko im Sinne des Datenschutzes unterliegt, dass eine Email während des Versands von einem Dritten abgefangen und gelesen werden könnte. Wir halten dieses Risiko allerdings für gering und akzeptieren es.

Veröffentlichung der Posuane

Am Rosenmontag veröffentlicht der Verein die Posaune. In diesem Werk werden u.a. die Namen der Aktiven des Vereins veröffentlicht. Es werden zudem Fotografien von Veranstaltungen veröffentlicht. In Beiträgen der Posaune werden Geschichten und Begebenheiten des abgelaufenen Jahres veröffentlicht, die mit unter Rückschluss auf einzelne Personen zulassen. Diese gedruckten Geschichten werden vor Veröffentlichung durch den Vorstand des Vereins kritisch geprüft. In Zweifelsfällen wird Rücksprache mit den identifizierbaren Personen genommen, bevor die Zeitung gedruckt wird.

 

 

Vereinsinterne Beteiligte an der Datenverarbeitung

Folgende Vereinsmitglieder sind regelmäßig an der Datenverarbeitung beteiligt

  • Kassierer und 2.Kassierer (Mitgliederverwaltung, Einzug von Mitgliedsbeiträgen, Kommunikation mit Mitgliedern zu Ein- und Austritt)
  • Schriftführer (Kommunikation mit Mitgliedern)
  • Vorsitzender (Kommunikation mit Mitgliedern, Datenverarbeitung in Homepage und Facebook-Profil)
  • Programmchef (Datenverarbeitung in Homepage und Facebook-Profil)
  • Ticketverwaltung (Annahme und Abwicklung von Ticketbestellungen zu VKG-Veranstaltungen)

Im Verein sind somit weniger als 10 Personen „ständig mit der automatisierten Datenverarbeitung“ beschäftigt, so dass der Verein keinen Datenschutzbeauftragten bestellen muss und von der entsprechenden Regelung nach § 38 BDSG-neu Gebrauch macht.

Zu einzelnen Sachverhalten kann der Vorstand Personen benennen, die in Einzelfällen personenbezogene Daten verarbeiten. Die Auswahl der Person(en) sowie der verwendeten Daten erfolgt sorgfältig und ist in der Verantwortung des Vorstandes.

Ihre Rechte:

Jedes Mitglied kann jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der eigenen über sie gespeicherten Daten verlangen. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung dieser Rechte an info@schurri.de oder postalisch an Volkmarser Karnevalsgesellschaft 1937 e.V., Berliner Straße 30, 34471 Volkmarsen. Außerdem steht jedem Mitglied das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Er hat das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die zuständige Behörde ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit  mit Sitz in Wiesbaden, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden,  die auch Beschwerden elektronisch unter https://datenschutz.hessen.de/ entgegen nimmt.

Sollten Unklarheiten zur Datenverarbeitung des Vereins bestehen, wenden Sie sich bitte ebenfalls an den Vorstand des Vereins. Wir sind bestrebt, den Umgang mit personenbezogene Daten so transparent wie möglich zu gestalten und freuen uns über Hinweise und Verbesserungsvorschläge.